متن فیلم

در ویدیوی قبلی ما یاد گرفتیم که ویژگی‌های Flash Fill و Text to Columns به ما در پاکسازی داده‌ها کمک می‌کنند. در این ویدیو، نحوه استفاده از فیلتر کردن و مرتب‌سازی رو بررسی می‌کنیم که با استفاده از اونها بتونیم اطلاعات نمایش داده شده و نحوه نمایش اونها رو در برگه‌های کاری خودمون کنترل کنیم. فیلتر کردن داده‌ها به شما این امکان را می‌دهد که کنترل بیشتری بر روی بخش‌هایی از داده‌های خود که در هر زمان معین در اکسل نمایش داده می‌شوند، داشته باشید. این کار می‌تواند با محدود کردن داده‌ها به معیارها و پارامترهای مشخص، به دیده شدن داده‌ها کمک کند و همچنین می‌تواند هنگام جستجوی داده‌های خاص مفید باشد. برای فیلتر کردن داده‌های خود، اولین کاری که باید انجام دهید این است که فیلتر کردن را فعال کنید، که بسیار ساده است. در برگه Data، روی Filter کلیک کنید و تمام. اکنون یک نماد فیلتر کوچک در کنار هر یک از سرستون‌ها مشاهده خواهید کرد. به عنوان یک نکته فرعی؛ اگر می‌خواهید فقط یک یا چند ستون را فیلتر کنید، ابتدا آن ستون‌ها را انتخاب کنید، سپس روی Filter کلیک کنید. به عنوان یک نکته فرعی دیگر؛ اگر داده‌های خود را به صورت جدول قالب‌بندی کنید، ستون‌ها به طور خودکار کنترل‌های فیلتر به آنها اضافه می‌شود. بنابراین اکنون، هر ستون دارای فیلتری است که می‌تواند بر روی داده‌های آن ستون اعمال شود. در ستون Orderdate می‌توانید بر اساس سال‌ها ، در Productline می‌توانید بر اساس انواع مختلف محصول و در Customername می‌توانید بر اساس نام هر مشتری فیلتر کنید. بیایید ابتدا بر اساس سال فیلتر کنیم. ما فقط سفارشات سال ۲۰۰۴ را با لغو انتخاب سال دیگر انتخاب خواهیم کرد. و اگر می‌خواستیم، می‌توانستیم سال را گسترش دهیم و بر اساس ماه‌ها نیز فیلتر کنیم، اما فعلاً این کار را انجام نمی‌دهیم. اگر به نوار وضعیت در پایین برگه نگاه کنید، می‌توانید ببینید که اکنون فقط ۵۰ رکورد از ۱۱۴ رکورد نمایش داده شده است. اگر می‌خواهید یک فیلتر را پاک کنید، می‌توانید یا روی گزینه «پاک کردن فیلتر از…» کلیک کنید یا روی گزینه «انتخاب همه» در لیست فیلتر کلیک کنید. حالا بیایید فیلتر را روی ستون productline اعمال کنیم تا فقط ردیف‌هایی که داده‌های فروش خودروهای کلاسیک را در خود جای داده‌اند نمایش داده شوند. و دوباره، فیلتر را پاک می‌کنیم. در نهایت، ما روی ستون نام مشتری فیلتر می‌کنیم و فقط فروش‌های مربوط به Mini Gifts Distributors Ltd را نمایش می‌دهیم. و سپس آن فیلتر را پاک می‌کنیم. تاکنون، ما فقط یک فیلتر را در هر زمان اعمال کرده‌ایم، اما فرض کنید می‌خواهید فیلتر را به درجه بالاتری ببرید؟ ما می‌توانیم این کار را نیز با فعال کردن همه آن فیلترها با هم انجام دهیم و اکنون فقط فروش خودروهای کلاسیک به Mini Gifts Distributors Ltd در سال ۲۰۰۴ را نمایش می‌دهیم. به یاد داشته باشید، اگر فقط می‌خواهید یک فیلتر را پاک کنید، روی دکمه فیلتر آن در سرستون کلیک کنید و گزینه «پاک کردن فیلتر از» را انتخاب کنید، اما اگر می‌خواهید همه فیلترها را به سرعت پاک کنید، می‌توانید از دکمه پاک کردن در گروه مرتب‌سازی و فیلتر در تب داده‌ها استفاده کنید. تاکنون، ما از فیلترهایی که معمولاً به عنوان فیلترهای خودکار شناخته می‌شوند استفاده کرده‌ایم، اما می‌توانید از فیلترهای سفارشی نیز برای تعیین معیارهای دیگر، برای اعمال فیلتر بر روی متن یا اعداد استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواستید سفارشات فروشی را ببینید که بالاتر یا پایین‌تر از یک مقدار خاص هستند، می‌توانید این کار را با فیلترهای سفارشی انجام دهید. برای ستون فروش، بیایید یک فیلتر عددی اضافه کنیم که فقط فروش‌هایی را که بالای 2000 دلار هستند نمایش می‌دهد. اگر به نوار وضعیت نگاه کنید، می‌توانید ببینید که اکنون 111 از 114 رکورد را نشان می‌دهیم. سپس بیایید آن فیلتر را پاک کنیم و آن را به روش دیگری فیلتر کنیم تا سفارشات فروشی که زیر 2000 دلار هستند نمایش داده شوند. می‌توانیم ببینیم که فقط 3 سفارش وجود دارد که زیر 2000 دلار هستند. لازم به ذکر است که ردیف‌های داده‌ای که نمی‌بینیم حذف نشده‌اند، بلکه هنوز وجود دارند. فقط توسط فیلترها از دید پنهان شده‌اند. و این با شماره ردیف‌هایی که در سمت چپ به رنگ آبی می‌بینید، نشان داده شده است. شماره ردیف‌ها از ۶۹ شروع می‌شوند و با افزایش‌های زیاد بالا و پایین می‌روند، که نشان می‌دهد ردیف‌های داده بسیار بیشتری در مجموعه داده‌های ما نسبت به آنچه در حال حاضر نمایش داده می‌شود، وجود دارد. این فیلترها را پاک می‌کنیم. اگر به فیلتر ستونی برای ستونی که حاوی متن است نگاه کنیم، خواهید دید که آیتم منو به جای «فیلترهای عدد» به «فیلترهای متن» تغییر می‌کند و می‌توانید ببینید که چندین گزینه برای فیلتر متن وجود دارد. اگر می‌خواهید فیلتر کردن را برای یک برگه کاری به طور کامل غیرفعال کنید، کافیست روی دکمه فیلتر در تب داده‌ها کلیک کنید. حال، نگاهی به قابلیت‌های مرتب‌سازی اولیه در اکسل می‌اندازیم. مرتب‌سازی بخش بسیار مهمی از نقش یک تحلیلگر داده معمولی است. ممکن است لازم باشد داده‌های متنی را به صورت الفبایی، داده‌های عددی را به صورت عددی یا داده‌های تاریخی را به ترتیب زمانی سازماندهی کنید. وقتی داده‌ها را با استفاده از این پارامترهای منطقی مرتب می‌کنید، مفهوم‌سازی و مصورسازی داده‌ها را به روشی معنادارتر برای شما آسان‌تر می‌کند. هنگام مرتب‌سازی داده‌ها، اولین کاری که باید انجام دهید این است که انتخاب کنید کدام داده‌ها را مرتب کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید مشتریان خود را به صورت الفبایی مرتب کنید، ابتدا یک سلول در ستون نام مشتری انتخاب کنید و سپس آنها را بر اساس A تا Z یا Z تا A مرتب کنید. و اگر می‌خواهید ارقام فروش خود را به صورت عددی مرتب کنید، ابتدا یک سلول در ستون فروش انتخاب کنید... و سپس آنها را از کوچکترین به بزرگترین یا از بزرگترین به کوچکترین مرتب کنید. و در آخر، اگر می‌خواهید تاریخ سفارش‌های مشتری خود را به ترتیب زمانی مرتب کنید، ابتدا یک سلول را در ستون Orderdate انتخاب کنید، سپس از قدیمی‌ترین به جدیدترین یا از جدیدترین به قدیمی‌ترین مرتب کنید. اما می‌توانید داده‌های خود را بر اساس بیش از یک ستون به طور همزمان مرتب کنید. کافیست یک سلول را در داده‌های خود انتخاب کنید، سپس در تب Data، روی Sort کلیک کنید. سپس یا از ستون Sort by پیشنهادی استفاده کنید، یا از لیست کشویی برای انتخاب ستون دیگری استفاده کنید. در این حالت، ستون «Orderdate» را به عنوان اولین معیار مرتب‌سازی خود انتخاب می‌کنیم و در لیست کشویی Order، Oldest to Newest را انتخاب می‌کنیم. برای افزودن سطح مرتب‌سازی بیشتر، روی «Add Level» کلیک می‌کنیم. سپس ستون مرتب‌سازی دیگری را در لیست کشویی «Then by» انتخاب می‌کنید، ما Sales را انتخاب می‌کنیم و برای این سطح مرتب‌سازی، «Largest to Smallest» را در لیست Order انتخاب می‌کنیم. اگر در داده‌های خود ردیف هدر دارید - همانطور که در اینجا انجام می‌دهیم - مطمئن شوید که کادر انتخاب «My data has headers» را انتخاب کرده‌اید، سپس برای مرتب‌سازی روی «OK» کلیک کنید. بنابراین، داده‌ها اکنون مرتب شده‌اند تا قدیمی‌ترین سفارشات را بر اساس ترتیب فهرست کنند. ابتدا تاریخ، سپس در هر تاریخ سفارش، اگر چندین نمونه با تاریخ سفارش یکسان وجود داشته باشد... سپس سطح مرتب‌سازی بعدی، داده‌ها را ابتدا بر اساس بزرگترین مقادیر سفارش، تا کوچکترین مقادیر سفارش، فهرست می‌کند. در این ویدیو، یاد گرفتیم که چگونه از ابزارهای فیلتر و مرتب‌سازی در اکسل برای فیلتر کردن و مرتب‌سازی داده‌های خود استفاده کنیم تا بتوانیم کنترل کنیم چه اطلاعاتی و چگونه در برگه‌های کاری ما نمایش داده شود.