متن فیلم

در ویدیوی قبلی یاد گرفتیم که چطور حروف بزرگ و کوچک متن یا قالب‌بندی تاریخ رو تغییر بدیم یا اینکه فاصله‌های خالی رو از داده‌ها حذف کنیم، در این ویدیو در مورد نحوه استفاده از ویژگی‌های Flash Fill و Text to Columns برای کمک به پاکسازی داده‌ها صحبت می‌کنیم. ما قبلاً در این دوره به طور خلاصه از Flash Fill به عنوان روشی سریع برای وارد کردن داده‌هایی که با یک الگوی خاص، مانند نام ماه‌ها یا روزهای هفته، مطابقت دارند استفاده کردیم، اما می‌تواند به عنوان ابزاری برای پاکسازی داده‌ها نیز مفید باشد. این ابزار می‌تواند یک ستون از نام‌های کامل را به دو ستون جداگانه برای نام کوچک و نام خانوادگی تقسیم کند و همچنین می‌تواند به اصلاح قرارداد نامگذاری مورد استفاده در یک ستون از نام‌ها کمک کند. به عنوان مثال، در برگه کار فروش اسباب‌بازی خودرو، ستونی حاوی نام خانوادگی مخاطبین و ستون دیگری حاوی نام کوچک آنها وجود دارد. اگر می‌خواهید از ویژگی Flash Fill برای ترکیب این نام‌ها در یک ستون نام استفاده کنید، ابتدا یک ستون کمکی وارد می‌کنید؛ آن را Contactname می‌نامیم. سپس، در ردیف اول ستون جدید، نام کامل اولین مخاطب را با فرمت دلخواه خود وارد می‌کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید نام خانوادگی، سپس یک ویرگول، سپس نام کوچک، یا ممکن است نام خانوادگی و فقط یک حرف اول نام و غیره را بخواهید؛ در این حالت، نام را به فرمت استاندارد نام کوچک و سپس نام خانوادگی با یک فاصله بین آنها وارد می‌کنیم و سپس Enter را می‌زنیم. شروع به تایپ نام مخاطب دوم می‌کنید و خواهید دید که Flash Fill پیش‌نمایشی از نام‌های باقی‌مانده را برای شما نمایش می‌دهد. اگر از آنچه در پیش‌نمایش است راضی هستید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که Enter را فشار دهید و نام‌های باقی‌مانده را درست در پایین ستون برای شما پر می‌کند. این حتی زمانی که دو نام در یکی از ستون‌ها وجود دارد، مانند Wing C در اینجا ... و Da Cunha در اینجا، کار می‌کند. اکنون می‌توانید ستون‌های اصلی را در صورت عدم نیاز به آنها حذف کنید. بنابراین، در کار قبلی دیدیم که چگونه می‌توان دو ستون از داده‌ها را با استفاده از Flash Fill در یک ستون ترکیب کرد. اکنون بیایید ببینیم که چگونه از آن برای تغییر قرارداد نامگذاری در یک ستون استفاده کنیم. بیایید به برگه کاری مخاطبین مشتری برویم. سپس در اولین ردیف داده ستون بعدی، یعنی B2، نام اولین مخاطب را با استفاده از هر قرارداد نامگذاری که می‌خواهیم تایپ می‌کنیم. از نام خانوادگی، سپس به ترتیب ویرگول، یک فاصله و نام کوچک استفاده می‌کنیم و Enter را فشار می‌دهیم. دوباره، وقتی شروع به تایپ نام مخاطب دوم در ردیف بعدی، یعنی B3، می‌کنیم، Flash Fill الگو را تشخیص می‌دهد و نام‌های باقی‌مانده را در ستون B با فشار دادن Enter پر می‌کند. سپس می‌توانید سرستون را کپی و پیست کنید و ستون اصلی A را حذف کنید. کاری که ما نمی‌توانستیم با Flash Fill انجام دهیم این بود که یک ستون با دو نام را انتخاب کنیم و آن را به دو ستون جداگانه تقسیم کنیم. برای انجام این کار باید از ویژگی «Text to Columns» استفاده کنیم. بنابراین، این برگه را می‌بندیم و تغییرات را ذخیره نمی‌کنیم. حال، بیایید ببینیم که ویژگی «Text to Columns» چگونه می‌تواند به پاکسازی داده‌ها نیز کمک کند. همانطور که از نامش پیداست، و برخلاف Flash Fill، ویژگی «Text to Columns» می‌تواند یک ستون حاوی متن چند قسمتی را بگیرد و آن متن را به یک یا چند ستون دیگر تقسیم کند. این می‌تواند برای تقسیم هر متن چند قسمتی، مانند نام‌ها یا آدرس‌ها، به اجزای جداگانه مفید باشد. بیایید دوباره صفحه کاری مخاطبین مشتری را باز کنیم. سپس عناوین ستون‌ها را برای دو ستون بعدی اضافه می‌کنیم و قالب سلول مورد استفاده در عنوان ستون اول را کپی می‌کنیم. سپس ستون‌ها را عریض‌تر می‌کنیم. اگر داده‌های ستون A را از A2 تا A23 انتخاب کنیم و در تب Data، روی Text to Columns کلیک کنیم، یک ویزارد اجرا می‌شود. در صفحه اول ویزارد، مطمئن شوید که «Delimited» انتخاب شده است. در صفحه دوم، مطمئن شوید که فقط «Space» به عنوان جداکننده انتخاب شده است. در صفحه سوم ویزارد، روی فلش کوچک کنار «Destination» کلیک کنید... و سلول B2 را در صفحه کاری انتخاب کنید، سپس دوباره روی فلش کوچک کلیک کنید تا به ویزارد برگردید. اکنون کار ما با این ویزارد تمام شده است. می‌توانید ببینید که نام‌های کامل مخاطبین مشتری در ستون A اکنون با موفقیت به دو ستون جدید در B و C تقسیم شده‌اند و اکنون می‌توانید ستون A را در صورت عدم نیاز به آن حذف کنید. این کاربرگ را می‌بندیم و دوباره تغییرات را ذخیره نمی‌کنیم. همچنین می‌توانید با استفاده از توابع به همان نتیجه برسید. اگر از Excel for the web، نسخه آنلاین اکسل، استفاده می‌کنید، این کار لازم است، زیرا این نسخه ویژگی «Text to Columns» را ندارد. همچنین کمی انعطاف‌پذیری بیشتر در توابع وجود دارد که می‌تواند به ویژه در صورتی که نام‌های پیچیده و ترکیبی دارید، مانند داشتن نام‌های خط فاصله‌دار یا برخی نام‌ها با حرف اول میانی، برخی با دو حرف اول میانی و برخی بدون حرف اول میانی، مفید باشد. بنابراین، دوباره کاربرگ مخاطبین مشتری را باز می‌کنیم. سپس عنوان‌های ستون را برای دو ستون بعدی اضافه می‌کنیم و قالب سلول مورد استفاده در سرستون اول را کپی می‌کنیم. سپس ستون‌ها را عریض‌تر می‌کنیم. در مرحله بعد، فرمول را در B2 وارد می‌کنیم تا قسمت نام اولیه نام را استخراج کنیم. این فرمول پنج کاراکتر را از سلول A2 استخراج می‌کند، که از سمت چپ شروع می‌شود و شامل فاصله نیز می‌شود. سپس، در سلول C2 فرمول استخراج بخش نام خانوادگی را وارد می‌کنیم. این فرمول هفت کاراکتر را از سلول A2 استخراج می‌کند، که از سمت راست شروع می‌شود. سپس روی Fill Handle در سلول B2 دوبار کلیک می‌کنیم تا از AutoFill برای تکمیل ستون استفاده کنیم. و همین کار را با Fill Handle در سلول C2 انجام می‌دهیم تا از AutoFill برای تکمیل آن ستون نیز استفاده کنیم. در این ویدیو، یاد گرفتیم که چگونه از ویژگی‌های Flash Fill و Text to Columns در اکسل برای کمک به پاکسازی داده‌ها استفاده کنیم.