متن فیلم

تا اینجای این دوره در مورد اهمیت کیفیت داده‌ها بحث کردیم، در این ویدیو یاد می‌گیریم که چطور داده‌ها رو از یک فایل متنی با استفاده از ابزار وارد کردن متن وارد کنیم، یا چطور عرض ستون‌ها رو تغییر بدیم و سطر و ستون رو اضافه یا حذف کنیم. همانطور که می‌دانید، اکسل به طور پیش‌فرض با فایل‌های .xlsx یا .xls کار می‌کند و آنها را به عنوان کتاب‌های کار باز می‌کند. اما اکسل همچنین می‌تواند از داده‌هایی که در قالب‌های دیگری هستند، مانند متن ساده، یا داده‌هایی که با کاما یا تب از هم جدا شده‌اند، استفاده کند. گاهی اوقات، این فایل‌های منبع با پسوند .txt ذخیره می‌شوند و به عنوان فایل‌های «متن» شناخته می‌شوند، اما برخی دیگر ممکن است با پسوند .CSV ذخیره شوند و معمولاً به عنوان فایل‌های CSV شناخته می‌شوند. در اینجا در Notepad، من یک فایل متنی را باز کرده‌ام که حاوی داده‌هایی در مورد فروش خودرو است و از مقادیر جدا شده با کاما (یا CSV) برای جدا کردن هر بیت از داده‌ها در یک رکورد استفاده می‌کند. توجه داشته باشید که خط بالا حاوی عناوینی مانند سازنده، مدل، اندازه موتور و غیره است و هر کدام با کاما از هم جدا شده‌اند. ما می‌خواهیم این‌ها هنگام وارد کردن فایل به اکسل، سربرگ‌های ما باشند. خط زیر این سربرگ‌ها، اولین خط داده‌های واقعی است و دوباره می‌توانید ببینید که هر قطعه داده نیز با یک کاما از هم جدا شده است. 16 سربرگ وجود دارد و همچنین 16 قطعه داده در هر یک از خطوط زیر سربرگ‌ها وجود دارد. اگر به پایین اسکرول کنیم، می‌توانیم ببینیم که آخرین رکورد داده مربوط به ولوو S80 است. اکنون، برای باز کردن فایل در اکسل، گزینه فایل، باز کردن را انتخاب می‌کنیم و سپس یا فایل را از لیست اخیراً استفاده شده انتخاب می‌کنیم، یا روی مرور کلیک می‌کنیم تا فایلی را که می‌خواهیم وارد کنیم پیدا کنیم. وقتی فایل را باز می‌کنیم، «ویزارد وارد کردن متن» به طور خودکار اجرا می‌شود و شروع به تلاش برای تعیین نوع فایل شما می‌کند. توجه داشته باشید که این فایل به عنوان یک فایل محدود شده یا جدا شده شناسایی شده است؛ یعنی فایلی که فیلدهای داده آن با یک کاراکتر مانند «کاما» یا «تب» از هم جدا شده‌اند. از آنجایی که می‌خواهیم سربرگ‌ها در اکسل به سربرگ تبدیل شوند، باید مطمئن شویم که گزینه «داده‌های من سربرگ دارند» را انتخاب می‌کنیم. می‌توانیم پیش‌نمایش کوچکی از داده‌ها را در کادر پیش‌نمایش زیر ببینیم. سپس برای ادامه در ویزارد، روی Next کلیک می‌کنیم. در مرحله ۲ ویزارد، باید جداکننده خود را انتخاب کنیم؛ یعنی کدام کاراکتر، داده‌های ما را از هم جدا می‌کند؛ ویرگول را انتخاب می‌کنیم و سایر کاراکترها را از حالت انتخاب خارج می‌کنیم. توجه داشته باشید که پیش‌نمایش داده‌ها اکنون شروع به نشان دادن ظاهر داده‌های وارد شده به ما می‌کند. می‌توانید به پایین در این پنجره پیش‌نمایش بروید تا مطمئن شوید که داده‌ها مطابق میل و انتظار شما نمایش داده می‌شوند. همه چیز خوب به نظر می‌رسد، بنابراین با ویزارد ادامه می‌دهیم. در مرحله ۳ ویزارد، می‌توانیم قالب داده‌ها را برای هر ستون تنظیم کنیم. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید یک ستون را به قالب متن یا تاریخ تغییر دهید. در این حالت، می‌توانیم قالب پیش‌فرض «عمومی» را بپذیریم و ویزارد وارد کردن را به پایان برسانیم. در اکسل می‌توانیم ببینیم که عناوین موجود در فایل متنی به عنوان یک ردیف سربرگ وارد شده‌اند. اما همچنین توجه داشته باشید که برخی از ستون‌ها تمام داده‌ها را نشان نمی‌دهند؛ برخی از عناوین یا برخی از داده‌ها نیز به طور کامل نشان داده نمی‌شوند. تنها چیزی که می‌توانید ببینید تعدادی هش در سلول‌ها است. دلیل این امر این است که عرض ستون‌ها در برخی موارد بسیار باریک است. اگر به خاطر داشته باشید، می‌توانیم با کشیدن جداکننده به سمت دیگر، عرض یک ستون را به صورت دستی تنظیم کنیم. اما برای تغییر همه آنها به صورت یکجا، ابتدا همه ستون‌ها را انتخاب می‌کنیم، سپس روی یکی از جداکننده‌های ستون انتخاب شده دوبار کلیک می‌کنیم. می‌توانیم کار مشابهی را با ردیف‌ها با کشیدن برای بزرگتر یا کوچکتر کردن آنها، با دوبار کلیک روی جداکننده ردیف برای اندازه گیری خودکار انجام دهیم. تعدادی ستون‌ وجود دارند که واقعاً به آنها نیازی نداریم؛ یعنی Vehicle_type و Latest_Launch، پس آنها را حذف می‌کنیم. این کار را می‌توان با استفاده از منوی کشویی Delete در گروه Cells در برگه Home انجام داد و Delete Sheet Columns را انتخاب کرد، یا با انتخاب و کلیک راست روی یک ستون و حذف آن به این روش. برای اضافه کردن ستون دیگر، کافیست ستون سمت راست جایی که می‌خواهید ستون جدید شما باشد را انتخاب کنید، سپس روی ستون سمت راست کلیک کنید و Insert را انتخاب کنید. عنوان Year را به هدر می‌دهیم. برای حذف ردیفی که نیازی به آن ندارید، ردیف را انتخاب کنید، روی آن کلیک راست کنید و Delete را انتخاب کنید. و برای اضافه کردن یک ردیف، ردیف زیر جایی که می‌خواهید ردیف جدید خود را اضافه کنید، انتخاب کنید، روی ردیف راست کلیک کنید و Insert را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید فایل را به عنوان یک فایل اکسل ذخیره کنید، می‌توانید File و سپس Save As را انتخاب کنید، یا می‌توانید در راهنمای ابزار زرد رنگی که هنگام وارد کردن فایل در بالای صفحه کار ظاهر می‌شود، روی Save As کلیک کنید و سپس در کادر Save as type گزینه «Excel Workbook (*.xlsx)» را انتخاب کنید. در این ویدیو، نحوه وارد کردن داده‌ها با استفاده از Text Import Wizard ، نحوه تنظیم عرض ستون‌ها و نحوه اضافه و حذف ستون‌ها و ردیف‌ها را یاد گرفتیم. در ویدیوی بعدی، در مورد اهمیت حریم خصوصی داده‌ها، از جمله اطلاعات حساس و داده‌های قابل شناسایی شخصی، بحث خواهیم کرد.