متن فیلم

در ادامه موضوع جلسه قبلمون در مورد جابجایی، کپی کردن و پر کردن داده‌ها و قالب‌بندی سلول‌ها و داده‌ها، در این ویدیو ما نگاهی به برخی از اصول اولیه فرمول‌ها، انجام برخی محاسبات اولیه، انتخاب محدوده‌ داده‌ها برای فرمول‌ها و کپی کردن فرمول‌ها خواهیم انداخت. یک فرمول معمولی از چندین جزء کلیدی تشکیل شده است. علامت مساوی فرمول را شروع می‌کند و به اکسل اطلاع می‌دهد که شما در حال ایجاد فرمول در این سلول هستید. بخش بعدی تابع است که محاسبه را انجام می‌دهد. به عنوان مثال، تابع SUM مقادیر موجود در سلول‌های ارجاع شده یا محدوده‌های سلولی را جمع می‌کند. سپس مرجع می‌آید که سلول یا محدوده سلول‌هایی هست که می‌خواهید در محاسبه خود بگنجانید و این‌ها باید در پرانتز قرار گیرند. همچنین عملگرهایی دارید که مشخص می‌کنند چه نوع محاسبه‌ای باید انجام شود. عملگرهای محاسباتی رایج عبارتند از: جمع، تفریق، ضرب و تقسیم. و این‌ها با نمادها نشان داده می‌شوند. نماد مثبت برای جمع، نماد منفی برای تفریق، ستاره برای ضرب و اسلش برای تقسیم. انواع دیگری از عملگرها نیز وجود دارند. یعنی مقایسه، الحاق متن و ارجاع. همچنین می‌توانید در فرمول‌های خود از ثابت‌ها استفاده کنید، که همانطور که از نامشان پیداست، اعداد یا مقادیری هستند که می‌توانید مستقیماً در فرمول وارد کنید و تغییر نمی‌کنند. این ثابت‌ها می‌توانند یک عدد کامل مانند ۵، یا درصدی مانند ۱۰٪ یا حتی یک تاریخ باشند. بنابراین، یک فرمول معمولی می‌تواند =SUM(B5*20) باشد که مقدار سلول B5 را می‌گیرد و آن را در ۲۰ ضرب می‌کند. بیایید با چند محاسبه اولیه شروع کنیم. فرض کنید می‌خواهید فروش لوازم جانبی ژانویه و فوریه را جمع کنید. با تایپ یک علامت مساوی شروع می‌کنید که به اکسل اطلاع می‌دهد که در حال وارد کردن یک فرمول هستید. سپس تابعی را که می‌خواهید استفاده کنید تایپ می‌کنید، در این مورد تابع SUM. به توضیحات توجه کنید. سپس یک پرانتز باز تایپ می‌کنید، سپس محدوده سلولی خود را انتخاب می‌کنید که در این مورد E2 تا E3 هست، بنابراین می‌توانید آن را به صورت ‘E2,E3’ وارد کنید، سپس یک پرانتز بسته و Enter را فشار دهید. و اگر می‌خواستید فروش ماه مارس را نیز اضافه کنید، باید محدوده سلول را گسترش می‌دادید تا E4 را نیز شامل شود. بنابراین می‌توانید E2،E3،E4 را به عنوان محدوده خود تایپ کنید و کار می‌کند. به یاد داشته باشید، برای ویرایش یک سلول، سلول را انتخاب می‌کنید و یا آن را مستقیماً در نوار فرمول ویرایش می‌کنید، یا F2 را فشار می‌دهید، یا روی سلول دوبار کلیک می‌کنید. با این حال، انجام این کار به این روش بسیار دست و پا گیر است و خیلی انعطاف‌پذیر نیست، زیرا اگر می‌خواستید کل ستون را جمع کنید، باید هر مرجع سلول را یکی پس از دیگری تایپ کنید. خوشبختانه، راه بهتری وجود دارد. به جای تایپ کردن هر سلول برای قرار دادن در مرجع، فقط یک دونقطه بین اولین و آخرین مقادیر در محدوده ما قرار می‌دهید، بنابراین در این مورد E2:E4. و اگر کل ستون را می‌خواستید، E2:E13 را در فرمول خود وارد می‌کردید. اما راه دیگری هم برای انجام این کار وجود دارد، و آن استفاده از ماوس برای انتخاب محدوده است، بنابراین همچنان =sum را تایپ می‌کنید و سپس پرانتز را باز می‌کنید، اما محدوده را با ماوس (یا کلیدها ی جهت‌نما + Shift) انتخاب می‌کنید و فقط Enter را می‌زنید. اکسل پرانتز بسته را برای شما اضافه می‌کند. برای جمع کردن این ستون‌ها و اضافه کردن مقداری مالیات، ابتدا باید چند عنوان برای Subtotals و Tax با 20% اضافه کنید. سپس فرمول شما باید مقدار Subtotals را در 20% ضرب کند. اگر می‌خواهید تمام subtotals ستون‌ها را جمع کنید و مالیات را محاسبه کنید، می‌توانید فرآیند قبلی را برای هر ستون تکرار کنید، اما این کار بسیار زمان‌بر است و نیازی به آن ندارید، زیرا اکسل ترفندهای جالبی برای انجام این کار برای شما دارد. فقط دستگیره پر کردن را در گوشه پایین سمت راست سلول انتخاب کنید و آن را به سمت سلول‌های دیگر بکشید تا فرمول کپی شود. به این کار AutoFill می‌گویند. توجه کنید که فرمول چگونه کپی می‌شود، اما ارجاعات ردیف نسبت به موقعیت سلول‌ها در صفحه کار تغییر می‌کنند. بنابراین E2:E13 تبدیل به B2:B13 شده است. اینها به عنوان ارجاعات نسبی شناخته می‌شوند، اما بعداً در این دوره بیشتر در مورد آنها صحبت خواهیم کرد. می‌توانید همین کار را برای مقادیر مالیات در ردیف ۱۶ انجام دهید. حالا، به یک ردیف برای نمایش مجموع‌ها نیاز دارید. محاسبه در اینجا صرفاً جمع کل در سلول B15 است که به مالیات در سلول B16 اضافه می‌شود. و دوباره، می‌توانید از دستگیره پر کردن برای کپی کردن فرمول در سراسر سلول استفاده کنید. اگر می‌خواهید فروش همه محصولات را بر اساس ماه جمع کنید، باید یک عنوان ستون اضافه کنید. توجه کنید که چگونه سبک سلول به طور خودکار در عنوان جدید کپی می‌شود. به یاد داشته باشید، برای افزایش عرض یک ستون، یا جداکننده را به صورت دستی بکشید یا روی جداکننده دوبار کلیک کنید. حالا فرمول را در سلول F2 وارد کنید، همانطور که قبلاً انجام داده‌اید. با این حال، اکسل ترفند دیگری در آستین خود دارد. به آن AutoSum می‌گویند و در تب Home، در گروه Editing یافت می‌شود. یک میانبر کوچک عالی برای برخی از توابع ساده رایج مانند Sum، Average، Count، Max و Min ، اما می‌توانید توابع دیگری را نیز انتخاب کنید. برای این محاسبه خاص، «Sum» را می‌خواهید. توجه کنید که یک میانبر صفحه‌کلید «Alt به علاوه‌ی تساوی» هم دارد، و سپس Enter را فشار دهید، و تمام. حالا می‌توانید از دستگیره‌ی پر کردن برای کپی کردن مقادیر باقی‌مانده استفاده کنید. اما صبر کنید، یک ترفند اکسل دیگر هم هست که می‌خواهیم نشان ‌دهیم و خیلی خوب است! فرض کنید ستون داده‌های شما خیلی طولانی است؛ ممکن است مجبور شوید دستگیره‌ی پر کردن را در چندین صفحه به پایین بکشید، که انجام آن آسان نیست و می‌تواند به راحتی هنگام انتخاب لیست‌های بزرگی از مقادیر داده منجر به خطا شود. به جای اینکه لازم باشد به بقیه‌ی ستون به پایین بکشید، می‌توانید روی دستگیره‌ی پر کردن دوبار کلیک کنید و فرمول به طور خودکار در تمام سلول‌های باقی‌مانده در آن ستون کپی می‌شود. این یکی واقعاً در زمان صرفه‌جویی می‌کند. در نهایت، بیایید تمام این مقادیر را به فرمت دلار آمریکا تبدیل کنیم. در این ویدیو، در مورد اصول اولیه‌ی فرمول‌ها، نحوه‌ی انجام محاسبات ساده، نحوه‌ی انتخاب محدوده‌ها در فرمول‌ها و نحوه‌ی کپی کردن فرمول‌ها یاد گرفتیم. در ویدیوی بعدی، به نحوه استفاده از برخی از توابع رایج مورد استفاده تحلیلگران داده خواهیم پرداخت و برخی از توابع پیشرفته‌تر را کشف خواهیم کرد.