متن فیلم

با برخی از ویژگی‌های مفید نمایش در اکسل آشنا شدیم، تعدادی داده‌ رو درج و ویرایش کردیم. در این ویدیو ما در مورد نحوه جابجایی، کپی کردن و پر کردن داده‌ها، همچنین قالب‌بندی سلول‌ها و داده‌ها متناسب با نیازمون بحث می‌کنیم. اولین چیزی که قرار است در مورد آن بحث کنیم نحوه جابجایی داده‌هاست، بنابراین اگر طیف وسیعی از سلول‌ها، در این مورد عناوین A1 تا E1 را انتخاب کنید و سپس ماوس را روی لبه بالا یا پایین یک سلول انتخاب شده قرار دهید و نشانگر Move را مشاهده کنید، می‌توانید انتخاب را به مکان دیگری در صفحه کار بکشید. اگر می‌خواهید داده‌ها را کپی کنید، همین کار را انجام می‌دهید اما این بار کلید CTRL را هنگام انتخاب نگه دارید و انتخاب را به مکان دیگری بکشید و نشانگر Copy را مشاهده خواهید کرد. اگر با کشیدن راحت نیستید، می‌توانید از دستورات منوی Copy و Paste یا میانبرهای صفحه کلید نیز استفاده کنید. بنابراین اگر مقداری داده را در ستون A انتخاب کرده و آن را در کلیپ بورد کپی کنید، سپس به سادگی می‌توانید مکان جدید را انتخاب کرده و داده‌های کپی شده را جایگذاری ‌کنید. همچنین می‌توانید داده‌ها را بین کاربرگ‌ها جابجا یا کپی کنید، بنابراین بیایید یک کاربرگ جدید ایجاد کنیم. سپس برخی از داده‌ها را از Sheet1 انتخاب کنید و این بار از میانبر صفحه کلید CTRL+C برای کپی کردن آن در کلیپ‌بورد استفاده می‌کنیم. حال کاربرگ دیگر را انتخاب کرده و از میانبر CTRL+V برای چسباندن داده‌ها استفاده کنید. با این حال، توجه داشته باشید که عرض ستون‌ها با داده‌های منبع اصلی یکسان نیست، بنابراین بیایید آن را لغو کرده و گزینه پیست یا چسباندن دیگری را امتحان کنیم. به طور پیش‌فرض، وقتی داده‌های کپی شده را پیست می‌کنید، از تنظیمات عرض ستون سلول‌های مقصد استفاده می‌کند. بنابراین، برای چسباندن آن و حفظ عرض ستون‌های داده‌های منبع، گزینه ویژه‌ای را در زیر دستور پیست انتخاب کردید که Keep Source Column Widths نام دارد. به عنوان جایگزینی برای وارد کردن دستی داده‌ها در یک کاربرگ، می‌توانید از یک ویژگی اکسل استفاده کنید که به طور خودکار سلول‌ها را با داده‌ها پر می‌کند، زمانی که از یک سری یا الگوی متوالی پیروی می‌کنند. این ویژگی AutoFill نام دارد و می‌تواند به ویژه زمانی مفید باشد که نیاز به وارد کردن داده‌های تکراری زیادی در اکسل، مانند اطلاعات تاریخ، دارید. برای مثال، اگر در یک سلول، حتی با استفاده از نسخه کوتاه‌شده نام ماه، یک ماه وارد کنید، می‌توانید از چیزی به نام Fill Handle برای انتخاب تا انتهای سری استفاده کنید و AutoFill بر اساس داده‌های انتخاب‌شده، سری را تشخیص می‌دهد. بیایید همین کار را با روزهای هفته امتحان کنیم. اگر Mon (دوشنبه) را در یک سلول وارد کنید، سپس برای استفاده از AutoFill، دسته پر کردن را بکشید، AutoFill تعیین می‌کند که می‌خواهید روزهای هفته را به ترتیب وارد کنید. با این حال، اگر Wed (چهارشنبه) را نیز در سلول بعدی وارد کنید و هر دو سلول سری، یعنی A16 و A17 را انتخاب کنید و سپس دسته پر کردن را به پایین بکشید، AutoFill تعیین می‌کند که توالی به یک روز در میان تغییر کرده است و سری داده‌ها را برای شما پر می‌کند. مهم است که هنگام استفاده از AutoFill، تمام سلول‌هایی را که الگو را تعریف می‌کنند انتخاب کنید تا بتواند به بهترین شکل الگوی مورد نظر را تعیین کند، در این مورد سلول‌های A16 و A17. برای وارد کردن روزهای هفته به زبان فارسی با استفاده از AutoFill، می‌توانید به دوره مهارتی مایکروسافت اکسل در پرلایک مراجعه کنید. همین مورد در مورد الگوهای عددی نیز صدق می‌کند؛ اگر عدد ۵ را در یک سلول وارد کنید و سپس از دکمه‌ی پر کردن برای پر کردن داده‌ها در ستون استفاده کنید. از آنجایی که داده‌ها مثلاً نام یک روز یا ماه نیستند، AutoFill هنوز نمی‌تواند الگوی مورد نظر را تعیین کند. بنابراین، در این حالت، فقط مقدار ۵ را در هر سلول انتخاب شده کپی می‌کند. با این حال، اگر مقدار ۱۰ را در B3 وارد کنید و سپس از دکمه‌ی پر کردن برای پر کردن داده‌ها در ستون استفاده کنید، AutoFlll تعیین می‌کند که الگو هر بار ۵ واحد افزایش می‌یابد و بقیه‌ی الگوی داده‌ها را برای شما پر می‌کند. اکنون می‌خواهیم به قالب‌بندی داده‌های خود بپردازیم و اساساً دو بخش مجزا برای این کار وجود دارد. اول، قالب‌بندی خود سلول‌ها (مثلاً با یک رنگ پر کردن و یک حاشیه‌ی پررنگ و متن پررنگ درون آن) و سپس قالب‌بندی داده‌ها در سلول‌ها (مثلاً تبدیل آن به قالب متنی، قالب عددی یا یک قالب ارزی یا حسابداری خاص). بیایید کاربرگ فروش خودرو را که قبلاً استفاده کردیم، باز کنیم. سپس عنوان‌های سلول‌های A3 تا P3 را با استفاده از ماوس یا با استفاده از کلیدهای میانبر CTRL+SHIFT+ انتخاب کنید. در تب «خانه» (Home)، روی فلش کشویی «سبک‌ها» (Styles) کلیک کنید و یک رنگ برای سبک سلول‌های خود انتخاب کنید همچنین می‌توانید سلول‌های انتخاب‌شده را پررنگ کنید. سپس داده‌های ستون تولیدکننده را با استفاده از ماوس یا کلیدهای میانبر CTRL+SHIFT+(فلش پایین) انتخاب می‌کنید. در فلش کشویی «سبک‌ها»، رنگ سبک دیگری را برای سلول‌های انتخاب‌شده انتخاب کنید. دوباره می‌توانید سلول‌ها را پررنگ کنید. سپس داده‌های ستون مدل را دوباره با استفاده از ماوس یا کلیدهای میانبر CTRL+SHIFT+ انتخاب ‌کنید. در فلش کشویی «سبک‌ها»، رنگ سبک دیگری را برای سلول‌های انتخاب‌شده انتخاب کنید. این بار می‌توانید سلول‌های انتخاب‌شده را به صورت ایتالیک (کج یا مورب) بنویسید. و همچنین می‌توانید اندازه و سبک فونت را تغییر دهید. در نهایت، می‌توانید تمام سلول‌های دیگر در داده‌ها را با استفاده از ماوس یا کلیدهای CTRL+SHIFT+ و سپس  انتخاب کنید و حاشیه‌ها را به سلول‌های داده اعمال کنید. اکنون زمان قالب‌بندی داده‌های سلول است. ارقام فروش در ستون‌های C و D را می‌توان طوری قالب‌بندی کرد که فقط دو رقم اعشار نمایش داده شوند. فقط داده‌ها را انتخاب کنید و روی دکمه‌ی Decrease Decimal (کاهش اعشار) کلیک کنید. ما همچنین با چند مدل خودرو مشکل داریم. اگر به سلول‌های B129 و B130 نگاه کنید، جایی که قرار است نام مدل نمایش داده شود، می‌توانید ببینید که در واقع دو تاریخ ذکر شده است. و اگر به کادر «فرمت شماره» نگاه کنید، نوع قالب (Custom) «سفارشی» است. این اتفاق افتاده است زیرا قرار است شماره مدل‌ها Saab 9-5 و Saab 9-3 باشند، اما وقتی فایل‌ها از فایل‌های CSV وارد شده‌اند، این دو سلول باید به اشتباه به عنوان مقادیر تاریخ تعیین شده باشند و نه اعداد. می‌توانید با قالب‌بندی این دو سلول به صورت متن، این مشکل را برطرف کنید و سپس مقادیر صحیح 5-9 و 3-9 را وارد کنید. آخرین کاری که باید انجام دهیم، قالب‌بندی برخی از داده‌ها به صورت Currency (ارزی یا پولی) است. اگر به عنوان ستون F نگاه کنید، می‌گوید که قیمت به هزار دلار است و سلول F4 از قالب عمومی استفاده می‌کند. بنابراین، بیایید قالب این ستون را به قالب ارزی آمریکا تغییر دهیم. ما ستون، در این مورد F، را انتخاب می‌کنیم، سپس از لیست کشویی، گزینه More Number Formats را انتخاب می‌کنیم، سپس گزینه Currency و نماد و قالب صحیح ارز را انتخاب می‌کنیم. و کار تمام است. در این ویدیو، یاد گرفتیم که چگونه داده‌ها را جابجا، کپی و پر کنیم و چگونه سلول‌ها و داده‌های سلولی را متناسب با نیازهای خود قالب‌بندی کنیم. در ویدیوی بعدی، به اصول اولیه فرمول‌ها خواهیم پرداخت، یاد خواهیم گرفت که چگونه محاسبات ساده را انجام دهیم و یاد خواهیم گرفت که چگونه محدوده‌ها را انتخاب و فرمول‌ها را کپی کنیم.